При внедрении «ЗУП» на работающем предприятии для начала работы по начислению зарплаты необходимо:

• внести справочную информацию, общую для используемых видов учета:
  • спр. «Физические лица», «Сотрудники организаций»;
  • спр. «Должности организаций»;
  • регистр сведений «Регламентированный производственный календарь»;
  • спр. «Графики работы», где заполнены календари;
  • регистр сведений «Курсы валют для расчетов с персоналом»;
  • спр. «Статьи затрат»;
• Установить стартовые настройки: настроить параметры учета, регистры сведений «Учетная политика по персоналу», «Учетная политика по персоналу организаций», «Параметры расчета зарплаты организаций»;
• Внести справочные сведения для видов учета:
  • для управленческого - заполнить спр. «Подразделения», создать управленческие начисления/удержания (спр. «Показатели схем мотивации»), создать виды расчета (планы видов расчета «Управленческие начисления» и «Управленческие удержания»), заполнить спр. «Способы отражения зарплаты в упр.учете»;
  • для регламентированного - заполнить спр. «Подразделения организаций» и «Способы отражения зарплаты в регламентированном учете». При необходимости снести недостающие виды расчета.
• Занести в базу сведения о работниках документами:
  • в управленческом учете – «Прием на работу», где внесены условия оплаты труда и способ отражения зарплаты работника;
  • в регламентированном учете – «Прием на работу в организацию» (указать условия оплаты труда и сведения о том, нужно ли рассчитывать взносы с заработка сотрудников). Если в учетной политике по персоналу организаций включен контроль штатного расписания, то перед внесением приказов о приеме нужно заполнить штатное расписание д. «Изменение штатного расписания организаций». Д. «Заявление на применение льготы НДФЛ» - фиксирует права сотрудника на льготы по НДФЛ. Д. «Ввод сведений об учете основного заработка работников организаций» фиксирует способ отражения в учете основной зарплаты сотрудников (ввод на основании кадрового приказа);

• Внести начальные остатки по взаиморасчетам и, если нужно, данные для расчета среднего заработка.

Начальные данные по взаиморасчетам в регламентированном учете это:

• остатки по взаиморасчетам с работниками - регистр накопления «Взаиморасчеты с работниками организаций»;
• остатки по взаиморасчетам с бюджетом по НДФЛ в разрезе работников - регистр накопления «Взаиморасчеты по НДФЛ»;
• остатки по взаиморасчетам с фондами социального страхования - регистр накопления «Взаиморасчеты по Взносам в фонды».

Эти данные вносят в разрезе периодов с помощью д. «Корректировка записей регистров».

При наличии задолженности перед сотрудниками, которые уволены до начала работы в информационной базе, этих сотрудников можно оформить в одно подразделение на одну должность и не указывать для них способ отражения в учете. После чего создать д. «Увольнение из организации» по этому подразделению с указанием даты увольнения меньшей даты начала работы.

Если необходимо знать остатки непогашенных займов (регистр накопления «Погашение займов работниками организаций»), то их вводят д. «Договор займа с работниками».

При наличии депонент, такие сведения вводя д. «Корректировка записей регистров", настроив состав регистров» в регистр «Взаиморасчеты с депонентами организаций».

В начале работы с базой, в ней еще нет информации для расчета среднего заработка, потому при оплате больничных листов, отпусков и т.п. можно вручную вводить сумму среднего заработка. Для автоматических расчетов среднего заработка нужно ввести данные о начисленных работникам организаций суммах в разрезе видов расчета за предшествующие 12 месяцев д. «Начисление зарплаты работникам организаций». Для этого:

• в регистре сведений «Параметры расчета зарплаты организаций» поставить дату начала работы;
• заполнить производственный календарь и календари графиков работы за год(ы), предшествующий дате начала работы;
• сформировать д. «Начисление зарплаты работникам организаций» с месяцем начисления раньше даты начала работы за каждый год. В этих документах отразить начисления работников в разрезе видов расчета. Возможно автозаполнение.

В управленческом учете, как правило, нет задолженности перед сотрудниками по зарплате, и не ведется учет взаиморасчетов с бюджетом и фондами, потому специальных действий по вводу начальных данных для управленческого учета не требуется. Необходимо только ввести сведения о работниках д. «Прием на работу». Если же невыплаченная задолженность имеется, то ее сумму можно внести в регистр накопления «Взаиморасчеты с работниками» с помощью д. «Корректировка записей регистров».