Планирование использования ресурсов
Данный механизм служит для планирования и контроля занятости помещений и трудовых ресурсов для выполнения разных задач и основан на:
- установке времени проведения мероприятий в помещениях предприятия. Это позволяет резервировать помещения;
- фиксации времени, когда какой-либо сотрудник участвует в мероприятии или встрече и времени его отпуска;
- внесении сведений о запланированных, но не утвержденных встречах и отпусках. Именно это необходимо при составлении графиков отпусков.
Планирование занятости помещений
Список всех мест, в которых могут проходить мероприятия и встречи находятся в спр. «Территории» и «Помещения».
Спр. «Помещения» подчиненный спр. «Территории», и заполняется автоматически при заполнении табличной части элемента этого справочника.
Сведения о том, когда заняты помещения, вносятся д. «Резервирование помещений» и «Событие», с видом события «Личная встреча». При проведении данных документов происходит проверка, свободно ли помещение и выполняется резервирование.
Из отчетов «Планируемая занятость помещений» и «Список свободных помещений» можно узнать информацию о занятости помещений.
Планирование участия работников в мероприятиях и встречах
Когда планируется занятость работников, то фиксируются только периоды отпусков и когда задействован работник в мероприятии. В последнем случае вносится наименование мероприятие, и в качестве кого участвует сотрудник.
Проводимые мероприятия вносятся в спр. «Мероприятия». В этом справочнике записываются сроки проведения, регламент мероприятия (автоматически фиксируется в спр. «Состав мероприятия»).
Занятость работников в мероприятии выполняется д. «Участие в мероприятиях». В нем для каждого работника указывают составляющие мероприятия, в которых он участвует, и в качестве кого. Отличием от других документов данного является регистрация уже утвержденных планов, потому при проведении документа проводится проверка, не заняты ли работники где-либо еще.
Встречи работника фиксируются д. «Событие» с видом операции «Личная встреча» и также выполняется контроль, свободен ли на данный период сотрудник.
Анализ планируемой занятости работников выполняется с помощью отчетов «Участие работников в мероприятиях», «Список намеченных встреч», «Планируемая занятость работников (утвержденная)».
Отпуск работника планируется д. «Планирование отпуска», где нужно указать работников и периоды отпусков для них. У данного документа есть несколько состояний («Решение»):
- «Отложен» или «Отклонен». При проведении документа движения в регистрах не формируется;
- «Подготовлен». При проведении документа фиксируется информация об отпусках, которая подлежит рассмотрению и утверждению;
- «Утвержден». При проведении документа выполняется проверка непротиворечивости получающегося графика.
Отпуск запланирован, если документ утвержден. На его основании документа можно ввести д. «График отпусков организаций».
Утвержденные планы отпусков можно просмотреть в отчетах «График отпусков» «Списки запланированных отпусков».
Фактические отпуска сотрудников записываются д. «Отсутствие на работе». Если при этом в реквизите таб. части «Причина отсутствия» указывается «Отпуск ежегодный», то в отчете «Исполнение графика отпусков» можно провести сравнение запланированных и фактических сроков отпусков по данным управленческого учета.
Утверждаются планы отпусков вручную (решением в документе) или обработкой «Инструмент утверждения отпусков». Данная обработка служит для планирования и анализа отпусков. С ее помощью определяется превышена ли квота на количество работников одновременно находящихся в отпусках. Размер такой квоты устанавливается в настройках обработки. Можно также получить полный набор данных по каждому работнику о его отпусках, информацию об отпусках и мероприятиях в виде диаграммы.
Когда формируется справка о размере отпуска, доступного работнику на день планируемого ухода в отпуск, выполняется анализ даты приема работника на работу, делается расчет по формуле: размер «заработанного» отпуска минус сумма размеров всех утвержденных отпусков. Размер «заработанного» отпуска рассчитывается исходя из 28 календарных дней отпуска за каждый прошедший календарный год с момента приема на работу.
Существуют связи подсистем конфигурации при учете отпусков:
- Планирование отпусков относится к «Управлению персоналом». Выполняется оно д. «Планирование отпуска» и обработкой «Инструмент утверждения отпусков»;
- Фактические отпуска работников регистрируются д. «Отсутствие на работе». В управленческом учете нет механизмов для расчета оплаты отпусков;
- На основе запланированных отпусков работников может создаваться документ регламентированного учета «График отпусков организации»;
- Факт предоставления отпуска регистрируется д. «Отпуска организации», однако это не влияет на расчет отпускных. Оплата за отпуск рассчитывается д. «Начисление отпуска работникам организаций» подсистемы «Регламентированная зарплата».